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| Fonte da imagem: logisticabrsp.blogspot.com |
A reunião de Obeya, também conhecida como "Sala de Oobeya" ou "War Room", é uma prática japonesa que visa promover a comunicação eficaz, colaboração e resolução rápida de problemas em um ambiente de equipe. O termo "Obeya" significa "grande sala" em japonês. Aqui estão algumas diretrizes para conduzir uma reunião de Obeya:
Preparação: Espaço físico: Escolha uma sala grande e aberta para a reunião, onde todos os membros da equipe podem se reunir e visualizar as informações.
Informações visuais: Quadro de presença, indicador Termometro de kpi´s em geral e % de aderencia presença da equipe. Tenha gráficos, dados, indicadores de desempenho e outros materiais visuais prontos para serem exibidos nas paredes da sala. Isso pode incluir gráficos A3, mapas de processo, quadros Kanban, entre outros.
Participantes: Equipe multifuncional: Convoque membros da equipe de diferentes áreas relacionadas ao problema ou projeto em questão. Isso promove a colaboração e uma abordagem holística. Cada integrante deve ter um suplente para representa-lo em caso de ausencia. Definir se os membros devem ter agenda diária ou semanal.
Responsabilidade: Atribua responsabilidades claras aos participantes para garantir que todos tenham um papel definido na leitura dos kpi´s em ordem de processo. Solução de problemas.
Agenda: Estabeleça uma agenda clara: Defina uma pauta para a reunião, destacando os principais pontos a serem discutidos e as metas a serem alcançadas. Força tarefa em Planos de Ação 3 dias, Masp 5 dias ou Kaizen até 30 dias.
Tempo limitado: Mantenha a reunião dentro de um tempo definido para garantir eficiência e foco. No máximo 30 minutos, 05 para leitura dos kpi´s negativos, 5 para o Heijunka (apenas kpi´s que vencem o prazo na semana ou atrasados) e 20 minutos para pontos diversos. O mediador deve ficar atento e evitar conversas paralelas, explicações o conclusões no momento da reunião propondo sem um fórum a parte.
Condução da Reunião: Inicio e resumo rápido: Inicie a reunião com um resumo rápido do propósito da Oobeya e dos objetivos da sessão. Revisão visual: Utilize as informações visuais nas paredes para revisar o status do projeto, métricas e outros dados relevantes. Discussão aberta: Encoraje a discussão aberta e a troca de ideias entre os membros da equipe. A comunicação transparente é essencial. Tomada de decisões: Se houver decisões a serem tomadas, garanta que sejam documentadas e implementadas.
Ações de Acompanhamento: Atribuição de ações: Ao final da reunião, atribua responsabilidades claras para ações específicas. Cada ação deve ter um responsável, prazo e critérios de conclusão. Acompanhamento regular: Realize reuniões de acompanhamento para garantir que as ações estejam sendo implementadas conforme o planejado.
Melhoria Contínua: Reflexão: Reserve um tempo no final da reunião para reflexão e identificação de oportunidades de melhoria no processo da Obeya.
Feedback: Encoraje os membros da equipe a fornecer feedback sobre a eficácia da reunião e sugestões para futuras melhorias.
Ao implementar uma reunião de Obeya, é importante adaptar as práticas às necessidades específicas da sua equipe e organização. A flexibilidade é chave para garantir que a Obeya seja uma ferramenta eficaz na melhoria contínua e na resolução de problemas.
*Lembre-se que o time envolvido tem um custo para a empresa, em média de R$17,50 reais por pessoa a cada 30 minutos (dia), R$350 por (mês) e R$4.200 reais (ano). Um equipe de 15 head count alocada diáriamente custa em média R$65.000 por ano. Além dos gastos com post it, material de impressão, etc. Então gaste bem o tempo que a empresa está dedicando no Lean e investindo no time.
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