Reunião Obeya: "Sala de Obeya" ou "War Room" (Parte 3)

 

 Copilot:

O Heijunka é uma técnica de nivelamento da produção que visa otimizar o fluxo de trabalho e atender às demandas dos processos ou clientes de forma eficiente. Para montar um painel de acompanhamento de ações com o Heijunka, siga estas etapas:

1. Quadro Heijunka:

   • Crie um quadro visual dividido em colunas representando os dias da semana ou períodos de tempo.
   • Nas linhas, liste os setores, processos, produtos ou serviços a serem acompanhados ou produzidos.

2. Distribuição Equilibrada:

   • Distribua as ações de forma equilibrada no quadro, considerando a demanda média do processo ou cliente.
   • Evite sobrecargas ou ociosidade, nivelando as atividades conforme o ritmo de execução ou produção.

3. Atualização Contínua:

   • Atualize o quadro regularmente com base nas ações geradas, finalizadas. Se o fator medido for serviços a demanda real e mudanças no mercado.

4. Comunicação Interna:

• Use o quadro para compartilhar informações entre os setores e manter todos informados sobre o progresso das ações.

Uma vez matriculada uma ação no quadro é dever do responsável pela condução da reunião Obeya comunicar ao responsável pelo processo a ação matriculada. As ações devem ser matriculadas com um prazo justo. Após o vencimento do prazo a ação deve ir para a coluna atrasada. 

Ações que dependem de investimento, setores parceiros devem ser escalonadas para a gerencia. 

Ações sem solução ou sem efetividade devem ser finalizadas.

Manter um quadro atualizado, bem organizado no Obeya é fundamental para garantir a ações efetivas.

Em resumo, o Heijunka é uma ferramenta essencial para reduzir os desperdícios, aumentar a eficiência e melhorar a qualidade.

Fonte: Blog Logisticabrsp

Reunião Obeya: "Sala de Obeya" ou "War Room" (Parte 2)

No ambiente do Obeya, é crucial manter um quadro de presença para garantir que todos os participantes estejam presentes e engajados durante as reuniões. O quadro de presença deve ser organizado de forma clara e eficiente. Aqui estão os elementos essenciais que devem ser incluídos:

• Identificação do mês e ano: No topo do quadro de presença, é importante indicar o mês e o ano em que as reuniões estão ocorrendo. Isso ajuda na organização e no arquivamento de registros passados.

• Lista de setores: O quadro deve conter uma lista dos setores ou departamentos que participam do Obeya. Cada setor deve ser claramente identificado para facilitar a marcação da presença.

• Responsáveis e suplentes: Ao lado de cada setor, é necessário listar o nome do responsável pelo setor, bem como o nome do suplente. Isso garante que haja uma pessoa designada para representar o setor, mesmo na ausência do responsável principal.

• Procedimento de marcação de presença: Os participantes devem ser instruídos a chegar até 5 minutos antes do início do ritual do Obeya. Ao chegar, devem preencher a lista de presença no quadro, localizada na linha correspondente ao seu nome e à data atual. Eles devem marcar um "P" na cor verde para indicar presença.

• Ferramentas: Manter em local próximo ao quadro, marcadores para quadro branco nas cores determinadas.

• Ausentes: Apenas o Líder Lean da semana deve no final de cada reunião Obeya, verificar as ausencias e marcar com a letra "F" na cor vermelho para indicar ausente.

Manter um quadro de presença bem organizado no Obeya é fundamental para garantir a participação efetiva de todos os envolvidos e para facilitar o registro adequado das reuniões.

Fonte: Blog Logisticabrsp

Reunião Obeya: "Sala de Obeya" ou "War Room" (Parte 1)

Fonte da imagem: logisticabrsp.blogspot.com

A reunião de Obeya, também conhecida como "Sala de Obeya" ou "War Room", é uma prática japonesa que visa promover a comunicação eficaz, colaboração e resolução rápida de problemas em um ambiente de equipe. O termo "Obeya" significa "grande sala" em japonês. Aqui estão algumas diretrizes para conduzir uma reunião de Obeya:

Preparação: Espaço físico: Escolha uma sala grande e aberta para a reunião, onde todos os membros da equipe podem se reunir e visualizar as informações.

Informações visuais: Quadro de presença, indicador Termometro de kpi´s em geral e % de aderencia presença da equipe. Tenha gráficos, dados, indicadores de desempenho e outros materiais visuais prontos para serem exibidos nas paredes da sala. Isso pode incluir gráficos A3, mapas de processo, quadros Kanban, entre outros.

Participantes: Equipe multifuncional: Convoque membros da equipe de diferentes áreas relacionadas ao problema ou projeto em questão. Isso promove a colaboração e uma abordagem holística. Cada integrante deve ter um suplente para representa-lo em caso de ausencia. Definir se os membros devem ter agenda diária ou semanal.

Responsabilidade: Atribua responsabilidades claras aos participantes para garantir que todos tenham um papel definido na leitura dos kpi´s em ordem de processo. Solução de problemas.

Agenda: Estabeleça uma agenda clara: Defina uma pauta para a reunião, destacando os principais pontos a serem discutidos e as metas a serem alcançadas. Força tarefa em Planos de Ação 3 dias, Masp 5 dias ou Kaizen até 30 dias.

Tempo limitado: Mantenha a reunião dentro de um tempo definido para garantir eficiência e foco. No máximo 30 minutos, 05 para leitura dos kpi´s negativos, 5 para o Heijunka (apenas kpi´s que vencem o prazo na semana ou atrasados) e 20 minutos para pontos diversos. O mediador deve ficar atento e evitar conversas paralelas, explicações o conclusões no momento da reunião propondo sem um fórum a parte.

Condução da Reunião: Inicio e resumo rápido: Inicie a reunião com um resumo rápido do propósito da Oobeya e dos objetivos da sessão. Revisão visual: Utilize as informações visuais nas paredes para revisar o status do projeto, métricas e outros dados relevantes. Discussão aberta: Encoraje a discussão aberta e a troca de ideias entre os membros da equipe. A comunicação transparente é essencial. Tomada de decisões: Se houver decisões a serem tomadas, garanta que sejam documentadas e implementadas.

Ações de Acompanhamento: Atribuição de ações: Ao final da reunião, atribua responsabilidades claras para ações específicas. Cada ação deve ter um responsável, prazo e critérios de conclusão. Acompanhamento regular: Realize reuniões de acompanhamento para garantir que as ações estejam sendo implementadas conforme o planejado.

Melhoria Contínua: Reflexão: Reserve um tempo no final da reunião para reflexão e identificação de oportunidades de melhoria no processo da Obeya. 

Feedback: Encoraje os membros da equipe a fornecer feedback sobre a eficácia da reunião e sugestões para futuras melhorias.

Ao implementar uma reunião de Obeya, é importante adaptar as práticas às necessidades específicas da sua equipe e organização. A flexibilidade é chave para garantir que a Obeya seja uma ferramenta eficaz na melhoria contínua e na resolução de problemas. 

*Lembre-se que o time envolvido tem um custo para a empresa, em média de R$17,50 reais por pessoa a cada 30 minutos (dia), R$350 por (mês) e R$4.200 reais (ano). Um equipe de 15 head count alocada diáriamente custa em média R$65.000 por ano. Além dos gastos com post it, material de impressão, etc. Então gaste bem o tempo que a empresa está dedicando no Lean e investindo no time.

A Revolução logística da Riachuelo

Fonte: @SSISCHAEFERBrasil

Bate Papo na Central de Distribuição

Enquanto isso na sala de café...

Fonte: logisticabrsp.blogspot.com