No ambiente do Obeya, é crucial manter um quadro de presença para garantir que todos os participantes estejam presentes e engajados durante as reuniões. O quadro de presença deve ser organizado de forma clara e eficiente. Aqui estão os elementos essenciais que devem ser incluídos:
Identificação do mês e ano: No topo do quadro de presença, é importante indicar o mês e o ano em que as reuniões estão ocorrendo. Isso ajuda na organização e no arquivamento de registros passados.
Lista de setores: O quadro deve conter uma lista dos setores ou departamentos que participam do Obeya. Cada setor deve ser claramente identificado para facilitar a marcação da presença.
Responsáveis e suplentes: Ao lado de cada setor, é necessário listar o nome do responsável pelo setor, bem como o nome do suplente. Isso garante que haja uma pessoa designada para representar o setor, mesmo na ausência do responsável principal.
Procedimento de marcação de presença: Os participantes devem ser instruídos a chegar até 5 minutos antes do início do ritual do Obeya. Ao chegar, devem preencher a lista de presença no quadro, localizada na linha correspondente ao seu nome e à data atual. Eles devem marcar um "P" na cor verde para indicar presença.
Ferramentas: Manter em local próximo ao quadro, marcadores para quadro branco nas cores determinadas.
Ausentes: Apenas o Líder Lean da semana deve no final de cada reunião Obeya, verificar as ausencias e marcar com a letra "F" na cor vermelho para indicar ausente.
Manter um quadro de presença bem organizado no Obeya é fundamental para garantir a participação efetiva de todos os envolvidos e para facilitar o registro adequado das reuniões.
Fonte: Blog Logisticabrsp
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