Explorando o Oceano dos Problemas com Lean: Uma Abordagem Estrutural para a Solução

Esse texto ajuda a ilustrar a aplicação dos métodos, usando a metáfora do oceano para mostrar a importância de abordar problemas com a profundidade e o método adequados.

Imagine que sua organização é um vasto oceano, e os problemas são como elementos submersos em diferentes profundidades. A metodologia Lean oferece um conjunto de ferramentas eficazes para lidar com esses desafios, dependendo da "profundidade" em que eles se encontram.

Vamos explorar como podemos abordar esses problemas de maneira estruturada e eficaz:

1. Problemas Pequenos na Superfície

Ver e Agir:

Os problemas pequenos são aqueles que aparecem na superfície do oceano. Eles são visíveis, simples de entender e normalmente podem ser resolvidos rapidamente. A ação aqui é imediata:

• Identificação Rápida: Observação direta e contínua do ambiente de trabalho para identificar pequenos problemas assim que surgem.
• Ação Imediata: As equipes devem estar capacitadas para tomar medidas corretivas rápidas sem a necessidade de deliberações extensas.
• Feedback Imediato: Aprenda com cada problema resolvido para evitar que ele ocorra novamente.

2. Problemas Médios na Metade da Profundidade do Oceano

Fórum com Responsáveis do Processo e Utilização do MASP:

Problemas médios exigem uma abordagem mais colaborativa e detalhada. Eles estão abaixo da superfície, demandando uma investigação mais profunda:

• Fórum de Discussão: Reúna os responsáveis diretamente envolvidos no processo para um brainstorming colaborativo.
• MASP (Método de Análise e Solução de Problemas): Aplique esta metodologia para analisar sistematicamente o problema, identificando suas causas raiz e implementando soluções eficazes.
  • Etapas do MASP: Definição do problema, observação, análise, plano de ação, verificação e padronização.

3. Problemas Grandes no Fundo do Oceano

Fórum com Áreas Diferentes, Estudos, Investimentos Capex e Utilização do KAIZEN:

Os problemas grandes, que residem no fundo do oceano, são complexos e têm um impacto significativo na organização. Resolver esses desafios exige um esforço conjunto e multidisciplinar:

• Fórum Interdisciplinar: Envolva equipes de diferentes áreas da empresa para trazer diversas perspectivas ao problema.
• Estudos Detalhados: Realize pesquisas e análises profundas para compreender completamente a natureza e as causas do problema.
• Investimentos Capex: Avalie e aloque recursos financeiros necessários para implementar mudanças significativas.
• KAIZEN: Utilize o método Kaizen para melhorar continuamente os processos. Forme um grupo de trabalho de até 12 pessoas para focar em melhorias incrementais e sustentáveis.
  • Foco no Incremental: Implementação de pequenas mudanças contínuas que, acumuladas, resultam em melhorias significativas.

Conclusão

Ao aplicar o Lean, podemos explorar e resolver problemas em qualquer "profundidade" no oceano da nossa organização. Seja agindo rapidamente na superfície ou colaborando profundamente para enfrentar os maiores desafios, a chave é adaptar a abordagem de acordo com a complexidade do problema. Ao utilizar essas ferramentas de maneira eficaz, podemos melhorar continuamente nossos processos e alcançar a excelência operacional.

Vamos mergulhar fundo e transformar nossos problemas em oportunidades de aprendizado e crescimento!

Reunião Obeya: "Sala de Obeya" ou "War Room" (Parte 2)

No ambiente do Obeya, é crucial manter um quadro de presença para garantir que todos os participantes estejam presentes e engajados durante as reuniões. O quadro de presença deve ser organizado de forma clara e eficiente. Aqui estão os elementos essenciais que devem ser incluídos:

• Identificação do mês e ano: No topo do quadro de presença, é importante indicar o mês e o ano em que as reuniões estão ocorrendo. Isso ajuda na organização e no arquivamento de registros passados.

• Lista de setores: O quadro deve conter uma lista dos setores ou departamentos que participam do Obeya. Cada setor deve ser claramente identificado para facilitar a marcação da presença.

• Responsáveis e suplentes: Ao lado de cada setor, é necessário listar o nome do responsável pelo setor, bem como o nome do suplente. Isso garante que haja uma pessoa designada para representar o setor, mesmo na ausência do responsável principal.

• Procedimento de marcação de presença: Os participantes devem ser instruídos a chegar até 5 minutos antes do início do ritual do Obeya. Ao chegar, devem preencher a lista de presença no quadro, localizada na linha correspondente ao seu nome e à data atual. Eles devem marcar um "P" na cor verde para indicar presença.

• Ferramentas: Manter em local próximo ao quadro, marcadores para quadro branco nas cores determinadas.

• Ausentes: Apenas o Líder Lean da semana deve no final de cada reunião Obeya, verificar as ausencias e marcar com a letra "F" na cor vermelho para indicar ausente.

Manter um quadro de presença bem organizado no Obeya é fundamental para garantir a participação efetiva de todos os envolvidos e para facilitar o registro adequado das reuniões.

Fonte: Blog Logisticabrsp

Definição de Causa Raiz, problema ou situação.

A causa raiz é o fator fundamental ou a causa subjacente de um problema ou de uma situação indesejada. Ela é a causa principal que, se identificada e corrigida, pode evitar a recorrência do problema. A análise da causa raiz é uma técnica amplamente utilizada em diversos campos, incluindo negócios, engenharia, saúde, segurança e muitos outros, com o objetivo de entender por que um problema ocorreu e como ele pode ser resolvido de forma eficaz e duradoura.

Fonte imagem visite: linkedin.com

A análise de causa raiz geralmente envolve as seguintes etapas:

Identificação do Problema: A primeira etapa é definir claramente o problema que deseja-se resolver. Isso envolve uma descrição detalhada do problema, suas consequências e impacto.

Coleta de Dados: Reúna informações relevantes e dados relacionados ao problema. Isso pode incluir registros, relatórios, medições, observações e outras fontes de informação.

Análise de Dados: Analise os dados coletados para identificar padrões, tendências e possíveis relações entre variáveis. Isso pode ajudar a determinar possíveis causas.

Identificação de Causas Potenciais: Liste as causas potenciais que podem ter contribuído para o problema. Essas são as causas que precisam ser investigadas para determinar qual delas é a causa raiz.

Análise de Causas Potenciais: Realize uma análise mais aprofundada de cada causa potencial para determinar sua relevância e contribuição para o problema.

Identificação da Causa Raiz: Por meio do processo de eliminação ou análise, identifique a causa raiz que, se tratada, resolverá o problema. Esta é a causa fundamental que está na origem dos sintomas visíveis.

Desenvolvimento de Soluções: Com a causa raiz identificada, desenvolva soluções específicas que abordem a causa subjacente.

Implementação das Soluções: Coloque em prática as soluções desenvolvidas e acompanhe os resultados.

Monitoramento e Verificação: Acompanhe o impacto das soluções ao longo do tempo para garantir que o problema tenha sido resolvido eficazmente.

A análise da causa raiz é uma ferramenta valiosa para a melhoria contínua em organizações, ajudando a prevenir a recorrência de problemas, economizar recursos e melhorar a qualidade e eficiência dos processos.

Fonte pesquisa Web

Diferença entre Tempo de Valor Agregado e Tempo de Disperdício

A diferença entre tempo de valor agregado e tempo de desperdício está relacionada à forma como o tempo é utilizado em um processo ou atividade. 

Fonte imagem: researchgate.net

Aqui está a diferença entre os dois:

Tempo de Valor Agregado:

O tempo de valor agregado é o tempo efetivamente gasto na realização de atividades que agregam valor ao produto ou serviço final do ponto de vista do cliente. São atividades que transformam ou alteram o produto ou serviço, atendendo diretamente às necessidades do cliente ou adicionando características desejadas. O tempo de valor agregado está diretamente relacionado à produção real do produto ou à entrega do serviço e contribui para a satisfação do cliente. Essas atividades são consideradas essenciais para o processo e são aquelas pelas quais o cliente está disposto a pagar.

Tempo de Desperdício: 

O tempo de desperdício refere-se ao tempo gasto em atividades que não agregam valor ao produto ou serviço final. São atividades que consomem recursos, como tempo, material ou mão de obra, mas não adicionam valor do ponto de vista do cliente. Essas atividades são consideradas ineficientes, desnecessárias, repetitivas, que envolvem retrabalho ou estão associadas a problemas de qualidade. O tempo de desperdício inclui atividades como transporte excessivo, estoques desnecessários, movimentação desnecessária, esperas, retrabalho, processos burocráticos e outros tipos de ineficiências.

Fonte imagem: engsimengenharia.blogspot.com

Diferença: A diferença fundamental entre o tempo de valor agregado e o tempo de desperdício está na contribuição dessas atividades para o resultado final do produto ou serviço.

O tempo de valor agregado refere-se às atividades que realmente agregam valor e atendem às necessidades do cliente.

O tempo de desperdício refere-se às atividades que não agregam valor e são consideradas ineficientes ou desnecessárias.

Em resumo, o tempo de valor agregado é o tempo dedicado a atividades que agregam valor ao produto ou serviço, enquanto o tempo de desperdício é o tempo gasto em atividades que não agregam valor e são consideradas ineficientes ou desnecessárias. A eliminação ou redução do tempo de desperdício é uma meta importante na melhoria contínua dos processos e na busca pela eficiência operacional.

Fonte pesquisas WEB: google.com

Diferença entre Tempo de Ciclo Efetivo e Tempo Takt

O  tempo de ciclo efetivo e o tempo Takt são conceitos relacionados ao planejamento e à gestão do tempo na cadeia de suprimentos, mas têm diferenças significativas. 

Fonte da imagem: nortegubisian.com

Aqui está a diferença entre os dois:

Tempo de Ciclo Efetivo:

O tempo de ciclo efetivo é o tempo real necessário para concluir uma atividade ou processo específico. Ele representa a duração total desde o início até o término de uma atividade, incluindo o tempo de processamento, tempos de espera, retrabalho e qualquer outro tempo não agregado de valor. O tempo de ciclo efetivo é geralmente medido em minutos, horas, dias ou outra unidade de tempo, dependendo da atividade em questão. É uma métrica importante para avaliar a eficiência e a produtividade de um processo específico. Tempo que "precisamos para produzir".

Tempo Takt:

O tempo Takt é o tempo disponível para a produção ou o tempo disponível para atender à demanda do cliente. É calculado dividindo-se o tempo total disponível de trabalho pelo volume de demanda do cliente durante um determinado período. O tempo Takt é geralmente expresso como um valor de tempo por unidade, ou seja, o tempo disponível dividido pelo número de unidades demandadas. Ele representa o ritmo necessário para atender à demanda do cliente de forma equilibrada e sem atrasos.

Tempo que "o cliente precisa que entreguemos a produção".

Diferença:

A diferença fundamental entre o tempo de ciclo efetivo e o tempo Takt é que o tempo de ciclo efetivo mede o tempo real necessário para concluir uma atividade ou processo específico, enquanto o tempo Takt é uma métrica calculada com base na demanda do cliente e no tempo disponível para a produção.

O tempo de ciclo efetivo se concentra na eficiência interna do processo, enquanto o tempo Takt considera a demanda externa e visa estabelecer um ritmo equilibrado de produção.

Fonte da imagem: mecalux.com

Em resumo, o tempo de ciclo efetivo mede o tempo real necessário para concluir uma atividade ou processo, enquanto o tempo Takt é uma métrica que considera a demanda do cliente e estabelece o ritmo de produção necessário para atendê-la. Ambos os conceitos são importantes na gestão do tempo e no planejamento da cadeia de suprimentos.

Fonte da pesquisa: google.com/"tempo takt + tempo efetivo"